［4G］2025年1月から3月の月次グループミーティング

2025年1月10日にIS上席研究官の歓迎ランチおよび小会議室においてグループミーティングを実施しました。このグループミーティングでは調査研究のみならず庶務に関わることも議論するため、橋本総括、川村上席、IS上席、TCさん、私の計5名が参加しました。初回のグループミーティングでは主に各研究職員の業務概要と直近の作業を話すにとどまりました。このミーティングでは、共有フォルダへの進捗状況ファイルの保存方針について橋本総括が追って案を連絡するということでした。

1月10日のグループミーティングにおいて、共有フォルダへの進捗状況ファイルの保存方式を具体的に議論しませんでした。このため、私は1月14日にTCさんにCCを入れる形式で橋本総括に共有フォルダの経過ファイルの保存方式に関する具体案をメール連絡しました。私からのメールの内容として「月次ミーティングのみでは川村上席は中間生産物の提示もなく、抽象的な言い訳で報告書作成作業を遅延させることができてしまう。体裁を問わない報告書作成過程の中間生産物のファイルで良いので、週次で各職員から総括へファイルを共有してもらうことが重要となる。具体的な共有フォルダへの保存方式を示した添付のWord案をベースにグループメンバーに週次でのファイル共有の指示をして欲しい」といった旨を記載しました。しかし、この私のメール連絡に対して、橋本総括は私への返答を行わず、第1調査研究グループの研究職員へのファイル共有の指示も行いませんでした。

対面のグループミーティングは原則として各月第一週の金曜日に実施することとなり、2月は2月7日に開催する予定となりました。その前の2月5日、TCさんから私は「TCさんおよび橋本総括と川村上席との間で第1調査研究グループの予算における書籍購入に関してトラブルがあった」との連絡を受けました。TCさんからは「川村上席が私に激昂しているため、私は2月7日のグループミーティングに欠席予定としたい。加えて、私自身が2025年3月末で任期満了であるため、テレワークと休暇を利用して今後の川村上席との接点を回避する見込みです」という旨を聞きました。このため、2月7日に開催したグループミーティングには橋本総括、川村上席、IS上席、私の4名が参加となりました。グループミーティングでの議論の内容は大きな変化がなく直近において取り組んでいる業務を中心に話しました。また、共有フォルダへの進捗ファイル保存案に関しては、その日のうちに橋本総括から私へスケジュール管理のサンプルExcelを追って送付するので私に確認して欲しいという話がありました。

2月7日のミーティング後、橋本総括から私宛てにメールが送られ、添付ファイルとして「齋藤上席研究官タスク整理.xlsx」というファイル名のサンプルExcelが送付されました。このサンプルExcelの内容を確認すると、本来、総括自身が担当職員や総務課とのメール連絡を通じて把握・整理しておくべき決裁完了日、公告日、開札日等を敢えて担当職員側にリスト化させる内容でした。また、共有フォルダでのファイル共有の実質的な目的であった川村上席の報告書作成遅延を防止するための工夫も見受けられませんでした。私は、このタスク管理Excelについてコメントを付した上で返信し、1月14日に私から橋本総括に送付した「週次の中間生産物共有」をベースとした方式に戻すよう改めて提案しようと考えていました。しかし、2025年2月から3月にかけては私自身の業務が極めて多忙であったことに加え、橋本総括を含むメール連絡において他の緊急案件への対応が続いていました。そのため、タスク管理に関する返信が他の業務連絡の妨げとならないよう、この件に関するメール返信は保留することとしました。

私が担当していたJGRAD事業において従来から2月および3月は「翌年度のJGRAD運営委託の公告手配、技術審査会の実施」「3月のオンラインJGRAD連絡会に関する手配と資料準備」があり、多忙を極める時期ではありました。また、2025年においては「令和５年度 博士（後期）課程 1 年次における進路意識と経済状況に関する調査」のディスカッションペーパー(DP)の内容を3月13日に開催予定のオンラインJGRAD連絡会にて説明するため、それ以前に当該DPを公刊する必要がありました。さらに、2月13日には、科学技術・学術政策研究所の総務課から、JGRAD事業が会計検査院の検査対象となった旨の連絡がありました。会計検査院からの質問に対する回答文および関連資料作成は、JGRAD事業担当の私と橋本総括のみならず、所長、総務研究官、企画課、総務課、さらに関連する文部科学省本省の部署を含めた調整が必要となりました。このため、2月13日以降は会計検査院への対応に多くの業務時間を割くこととなりました。

私が委託手続、連絡会の準備、DPの公刊作業および会計検査院への対応に追われているうちに、3月7日の月次グループミーティングの日となりました。当日のグループミーティングは13時開始であったため、私は午前中に橋本総括に対し、2月7日に受領していたタスク整理Excelについて意見を示すメールを送付しました。そのメールにおいては「2月7日に受領したタスク整理Excelのようなファイルを逐次作成することは、研究職員に実益の少ない負荷を課すものと考えるが、反対まではしません。一方で重要なのは、体裁を問わない中間生産物のファイルを週次で共有することであり、これは科学技術・学術政策研究所の業務を行っていれば、ほとんど追加的な負荷を伴わないはずである。このため、1月14日に私から橋本総括に送付したWord案をベースとして、3名の研究職員に対し週次のファイル共有の指示を出していただきたい」といった内容を記載しました。

3月7日の月次のグループミーティングは文部科学省16階の大会議室で実施し、橋本総括、川村上席、IS上席、私が参加しました。ミーティングの主な内容としては業務の進捗状況についての情報共有であり、共有フォルダへの進捗ファイルの保存に関しては議論されませんでした。また、そのミーティングにおいて川村上席から「それまで2025年3月公刊予定としていた『博士人材追跡調査－第5次－』の公刊予定を3か月延期し、2025年6月とする」という発言がありました。その川村上席の発言に対して、橋本総括は小声で「ズルズルと遅れているね」とコメントしたのみでした。

その後、3月11日には私が主著者となるDPである「令和５年度 博士（後期）課程1年次における進路意識と経済状況に関する調査」に関する発行伺いの所内決裁を開始しました。しかし、決裁ライン途中の企画課において『JGRAD事業が会計検査院の検査対象となっている最中にJGRAD事業に関連する博士1年調査のDPを公開すると、会計検査院への説明事項が増える懸念がある』というコメントが入り、DP発行のための決裁は中断されてしまいました。ただし、3月13日のオンラインJGRAD連絡会におけるDPの内容に関する発表に関しては、JGRAD参加大学の関係者のみのクローズドミーティングであるため、「取り扱い注意」の図表であることを示した上で未公開DPの内容を一部発表することも許容することとなりました。3月13日のオンラインJGRAD連絡会の実施後、会計検査の追加対応、年度末の納品対応、翌年度の準備等で3月中下旬は多忙な状況が続きました。また、2025年3月31日には事務補助員ながらも、第1調査研究グループの業務遂行およびグループが抱える問題の解決・緩和に尽力していたTCさんが任期満了で退職しました。

年度が明けた2025年4月2日において橋本総括から川村上席、IS上席および私宛てに対面の月次ミーティングのスケジュールに関するメール連絡がありました。メールの内容としては「毎月第1金曜日に通常実施している月次ミーティングだが、事務補助員の後任となるHKさんは4月14日から勤務開始であること、加えて5月第1週はゴールデンウィーク中であることから、4月と5月の対面ミーティングの日程を変更する変更後の日程は追って連絡する」というものでした。しかし、その後、橋本総括から変更後の日程に関する連絡はなく、4月および5月には対面の月次ミーティングは実施されませんでした。なお、私は常勤職員としての任期満了が5月31日に迫っていたこともあり、橋本総括に対して月次ミーティングの開催を促すことは行いませんでした。また、私の常勤退職後の2025年6月以降も月次ミーティングは開催されていないようです。2025年7月16日の私の客員研究官としての勤務日にはIS上席から「4月以降グループの月次ミーティングは開催されておらず、2025年3月7日が最後の月次ミーティングであった」という話を聞きました。